Fini les registres papier et les Excel éparpillés. De la candidature au diplôme, scolarité, examens et comptabilité s'alimentent depuis un dossier étudiant unique.
Plus de 100 000 étudiants sont déjà gérés avec Welma Education.
Candidature en ligne
Déposée le 12 août 2023Admise en Licence 1Nom, date de naissance et baccalauréat sont saisis ici, une seule fois.
Inscription 2023–2024
Validée le 2 octobre 2023Inscrite depuis sa candidature : aucune fiche à recréer. La comptabilité voit le paiement au même instant.
Notes du semestre 1
Année 2023–2024Moyenne 14,63 / 20Saisies par chaque enseignant dans son espace, calculées selon les règles de votre établissement.
Jury de Licence 1
Délibération du 3 juillet 2024Le jury délibère sur les notes déjà saisies. Le procès-verbal est généré, pas retapé.
Parcours de licence
Publié dans l'ENTL'étudiante consulte ses résultats et sa situation de paiement depuis son téléphone. Le guichet n'est plus sollicité.
Licence en Informatique
Session 2026Trois ans après sa candidature, son diplôme est édité depuis le même dossier.
Un seul dossier étudiant, quatre façons d’en profiter. Choisissez votre rôle.
Vous dirigez l’établissement. Aujourd’hui, les chiffres arrivent tard, incomplets, et chaque service a sa version. Voici ce que vous verrez le lendemain de la mise en service.
Frais attendus, paiements reçus, impayés et exonérations, par filière et par étudiant, calculés depuis le même dossier que les inscriptions. Plus de rapprochement manuel entre la scolarité et la comptabilité en fin d’année.
« Nos frais sont compliqués : tranches, boursiers, exonérations. » Les règles de frais sont configurées au déploiement selon votre grille. Les cas particuliers sont gérés étudiant par étudiant, pas dans un fichier à part.
Effectifs, résultats de jury, abandons et redoublements se lisent en direct, semestre par semestre. Vous identifiez les filières à accompagner pendant qu’il est encore temps d’agir.
« Le ministère nous demande ses propres tableaux. » Tout s’exporte en Excel ou PDF en un clic, au format dont vous avez besoin pour vos bilans et vos partenaires.
Chaque agent, enseignant ou étudiant voit uniquement ce que son rôle autorise. Vous exportez l’intégralité de vos données à tout moment : elles appartiennent à l’établissement, pas à l’éditeur.
« Et si nous voulons partir un jour ? » L’export complet est disponible sans condition, dès le premier jour.
Vous tenez le guichet et les dossiers. Chaque rentrée, les mêmes noms se ressaisissent, les mêmes files se reforment. Voici ce qui disparaît.
Le document se génère depuis le dossier, avec photo, matricule et filière déjà renseignés. Plus de modèle Word à compléter à la main, plus d’erreur de nom ou de date sur une attestation.
« Nos documents ont un format officiel imposé. » Vos modèles (cartes, certificats, attestations, relevés) sont reproduits à l’identique lors de la configuration.
L’étudiant est déjà connu : identité, historique de notes, situation de paiement. La réinscription consiste à valider, pas à ressaisir. Une rentrée qui prenait six semaines se traite au fil de l’eau.
« Nous avons dix ans d’historique dans des fichiers Excel. » Ils sont importés au déploiement. Vous démarrez avec des dossiers complets.
Notes, parcours, paiements et documents sont consultables par l’étudiant lui-même dans son espace (ENT). Les questions « où en est mon dossier ? » n’arrivent plus au guichet.
« Nos étudiants n’ont pas tous un ordinateur. » L’espace étudiant fonctionne dans un simple navigateur, sans application à installer.
Vous enseignez. Les feuilles de notes circulent, se recopient, se perdent, et le jury attend que tout soit consolidé. Voici ce que vous récupérez : du temps de cours.
La grille de saisie présente les étudiants réellement inscrits à votre cours. Les valeurs hors barème ou manquantes sont signalées avant validation. Aucune feuille à transmettre ensuite à la scolarité.
« Je ne veux pas apprendre un logiciel complexe. » La saisie ressemble à votre tableur, avec les contrôles en plus. La formation prend une heure.
Coefficients, compensations, seuils d’admission : vos règles de délibération sont configurées une fois. Le jury arrive devant une liste consolidée et décide des cas limites au lieu de refaire les calculs.
« Chaque faculté a ses propres règles. » Les règles se paramètrent par filière et par niveau, pas pour tout l’établissement.
Déposez vos polycopiés, animez un cours en ligne, échangez avec vos étudiants : tout est rattaché au cours, visible uniquement des inscrits.
« Nous utilisons déjà WhatsApp pour ça. » Vous pouvez continuer. La différence : ici, le support est encore là l’année suivante, et pour le bon groupe.
Vous étudiez, ou vous allez candidater. Vous n’avez pas à faire la queue pour savoir où en est votre dossier.
Vous renseignez votre identité et déposez vos pièces en ligne. Vous suivez l’avancement de votre dossier et recevez la décision d’admission sans vous déplacer.
« Et si une pièce manque ? » Le dossier vous indique précisément laquelle, et vous la déposez en ligne.
Dès la publication par le jury, vos résultats sont dans votre espace. Vous voyez ce que vous avez payé, ce qu’il reste, et vous téléchargez vos certificats vous-même.
« Je n’ai pas de connexion en permanence. » L’espace est léger et s’ouvre dans n’importe quel navigateur, même avec une connexion lente.
Polycopiés, corrigés, annonces et cours en ligne sont rattachés à vos matières. Rien à chercher dans dix groupes de discussion.
« Est-ce que je dois installer quelque chose ? » Non. Un navigateur suffit.
« Avant, les délibérations des jurys prenaient la moitié du semestre. Aujourd'hui, elles se tiennent en trois jours. Et là où nous recouvrions moins de 500 millions de francs CFA, nous en sommes désormais à 2 milliards. Nous ne courons plus après les notes ni après les paiements. »
Welma Education est une solution configurable selon les règles administratives et fonctionnelles de chaque établissement de l'enseignement supérieur.
Structurez et faites évoluer votre offre de formation
Pilotez l'admission des étudiants, de la candidature à la préinscription
Simplifiez les démarches d'inscription et de réinscription des étudiants
Centralisez et suivez le parcours académique de chaque étudiant
Centralisez les informations des enseignants et du personnel pédagogique
Saisissez et suivez les notes par semestre et par année
Organisez les jurys semestriels et annuels
Traitez et publiez les résultats académiques
Éditez les diplômes et les attestations de réussite
Configurez la plateforme et supervisez les échéances
Pilotez les finances et assurez le suivi comptable
Analysez les données issues de l'ensemble des modules
Facilitez les échanges et la collaboration entre étudiants et enseignants
Proposez vos enseignements à distance sur un espace dédié
Communiquez simplement avec les étudiants et les enseignants
Administrez les comptes utilisateurs et leurs droits d'accès
De vos premières données aux premiers usages, nous accompagnons votre établissement à chaque étape.
Vos listes d’étudiants et vos historiques sont importés depuis vos fichiers Excel ou votre ancien logiciel. Vous retrouvez vos données sans tout ressaisir.
Filières, calcul des moyennes, délibérations, frais de scolarité : nous configurons Welma Education selon le fonctionnement de votre établissement.
Nous formons vos équipes à leurs tâches du quotidien : gérer les inscriptions, saisir les notes ou suivre les paiements. Chacun prend en main les outils utiles à son rôle.
Commencez par vos modules prioritaires, puis élargissez les usages à votre rythme. Notre équipe reste disponible pour répondre à vos questions après le lancement.
Les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les établissements avant de se lancer.
Vous ne trouvez pas votre réponse ? Écrivez-nous à [email protected]
Aux universités, écoles et instituts d'enseignement supérieur, publics comme privés. La direction, la scolarité, les enseignants et les étudiants y accèdent chacun avec leurs propres droits.
Non. Welma Education est une application web : elle s'utilise depuis un navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone. Aucune installation n'est nécessaire sur les postes de travail.
Oui. Welma Education se configure selon vos règles administratives et pédagogiques : organisation des filières, calcul des moyennes et délibérations, frais de scolarité, documents à générer. Vous gardez votre fonctionnement, avec moins de ressaisie.
Elles sont reprises lors du déploiement. Vos listes d'étudiants et vos historiques, qu'ils viennent de fichiers Excel ou d'un ancien logiciel, sont importés pour que vous démarriez avec des dossiers complets, sans tout ressaisir.
Non. Vous pouvez commencer par les modules prioritaires, souvent la scolarité et les notes, puis étendre à la comptabilité, à l'ENT ou au e-learning. Tous les modules s'appuient sur le même dossier étudiant, rien n'est à ressaisir en cours de route.
Nous formons vos équipes au démarrage et restons disponibles ensuite pour répondre à vos questions. Les étudiants, eux, retrouvent leurs notes, leur parcours et leurs cours dans l'ENT, sans formation particulière.
À votre établissement. Vous pouvez les exporter à tout moment, pour vos bilans comme pour vos échanges avec le ministère ou vos partenaires. Les accès sont gérés par comptes utilisateurs, avec des droits adaptés à chaque rôle.
Le tarif dépend de la taille de votre établissement et des modules retenus. Demandez une démo : nous étudions votre contexte et vous transmettons une proposition adaptée.
Dites-nous qui vous êtes et ce que vous souhaitez améliorer. Nous vous recontactons pour organiser une démonstration adaptée à votre établissement.
Par e-mail ou par téléphone, selon votre préférence.
Vos filières, vos règles de délibération, vos frais de scolarité.
Selon la taille de votre établissement et les modules retenus.
Vous préférez nous écrire directement ? [email protected]